> ## Documentation Index
> Fetch the complete documentation index at: https://docs.teamgather.se/llms.txt
> Use this file to discover all available pages before exploring further.

# Schemalagda inbjudningar och import

> Guide för ledare om schemalagda inbjudningar, aktivitetsimport, kopiera närvaro samt dokument och länkar på aktiviteter

## Översikt

Den här guiden samlar fyra saker som sparar tid när ni har många aktiviteter: schemalägga automatiska inbjudningar för flera aktiviteter samtidigt, importera aktiviteter via CSV, kopiera närvaro mellan aktiviteter och lägga till dokument och länkar på en aktivitet.

***

## Schemalägg inbjudningar för flera aktiviteter

Istället för att skicka kallelse till varje aktivitet manuellt kan ni ställa in att inbjudan och en påminnelse skickas ut automatiskt ett visst antal dagar innan.

<Steps>
  <Step title="Markera aktiviteter">
    Gå till avdelningens **Aktiviteter**-lista och markera de aktiviteter ni vill schemalägga inbjudningar för.
  </Step>

  <Step title="Öppna schemaläggning">
    Öppna dialogen för att schemalägga inbjudningar.
  </Step>

  <Step title="Ställ in första inbjudan">
    Välj hur många dagar innan aktiviteten inbjudan ska skickas, och vilken tid på dagen.
  </Step>

  <Step title="Ställ in påminnelse">
    Välj hur många dagar innan (eller samma dag) en påminnelse ska skickas, och tid på dagen.
  </Step>

  <Step title="Schemalägg">
    Klicka **Schemalägg**. Inställningen sparas på varje vald aktivitet.

    <Frame>
      <img src="https://mintcdn.com/teamgather/f4qvhcmdSOuDQiaO/images/aterkommande-schemalagg.png?fit=max&auto=format&n=f4qvhcmdSOuDQiaO&q=85&s=367e21423efcbb21241995a1f3774fe2" alt="Dialog för att schemalägga inbjudningar och påminnelser för flera aktiviteter" width="1408" height="928" data-path="images/aterkommande-schemalagg.png" />
    </Frame>
  </Step>
</Steps>

<Info>
  Kör ni schemaläggningen igen på aktiviteter som redan har schemalagda inbjudningar uppdateras bara tiderna, inget skickas dubbelt.
</Info>

Vill ni ta bort schemaläggningen för en enskild aktivitet finns ett alternativ för att rensa schemalagda inbjudningar på aktivitetens sida.

***

## Importera aktiviteter via CSV

Ni kan lägga in flera aktiviteter på en gång genom att ladda upp en CSV-fil, istället för att skapa dem en och en.

<Note>
  Importen skapar möten och extramöten. Hajker går inte att importera, de skapas som vanligt via [Skapa hajk](/skapa-hajk).
</Note>

<Steps>
  <Step title="Öppna Verktyg">
    Gå till avdelningens **Verktyg** och välj **Aktivitets import**.
  </Step>

  <Step title="Ladda upp CSV-fil">
    Filen ska ha kolumnerna `scheduleDate`, `startTime`, `endTime`, `place`, `scheduleText`, `scheduleInfo` och `eventTypeId`. Datum skrivs som `2025-09-01` och tider som `19:00`.

    `eventTypeId` styr vilken typ av aktivitet som skapas:

    * `1` Planeringsmöte
    * `2` Möte (reguljära möten, planering, träning)
    * `8` Extra möte (ledarmöten, särskilda aktiviteter)
    * `9` Övrigt

    Välj sedan filen med aktiviteterna ni vill importera.

    <Frame>
      <img src="https://mintcdn.com/teamgather/f4qvhcmdSOuDQiaO/images/aterkommande-import-csv.png?fit=max&auto=format&n=f4qvhcmdSOuDQiaO&q=85&s=fdc5ea76d70c0fe091fa5e0d010cac4a" alt="Aktivitetsimport med mall för kolumner och exempeldata" width="1408" height="928" data-path="images/aterkommande-import-csv.png" />
    </Frame>
  </Step>

  <Step title="Granska förhandsvisningen">
    Systemet visar en förhandsvisning av vilka aktiviteter som kommer skapas och flaggar eventuella rader med fel.
  </Step>

  <Step title="Importera">
    Klicka för att importera. Ni får en bekräftelse på hur många aktiviteter som skapades, och eventuella fel som uppstod.
  </Step>
</Steps>

<Warning>
  Rader med fel i CSV-filen importeras inte. Kontrollera felmeddelandet i förhandsvisningen och rätta filen innan ni importerar igen.
</Warning>

***

## Kopiera närvaro mellan aktiviteter

Om två aktiviteter hade samma deltagare, till exempel två pass under samma helg, kan ni kopiera närvaron istället för att registrera den på nytt.

<Steps>
  <Step title="Öppna målaktiviteten">
    Gå till aktiviteten som ska få närvaron kopierad till sig.
  </Step>

  <Step title="Välj Kopiera närvaro">
    Ange vilken aktivitet närvaron ska kopieras från.
  </Step>

  <Step title="Bekräfta">
    Närvaron från den andra aktiviteten läggs till på den aktuella aktiviteten.
  </Step>
</Steps>

***

## Dokument på en aktivitet

Under fliken **Dokument** på en aktivitet kan ni ladda upp filer, till exempel packlistor eller föräldrainformation.

<Steps>
  <Step title="Öppna fliken Dokument">
    Gå till aktiviteten och öppna Dokument.
  </Step>

  <Step title="Ladda upp fil">
    Välj en fil att ladda upp, den läggs till i listan direkt.
  </Step>
</Steps>

Ta bort ett dokument genom att klicka bort det i listan.

***

## Länkar på en aktivitet

På samma sätt kan ni lägga till länkar, till exempel till ett formulär eller en karta.

<Steps>
  <Step title="Öppna fliken Länkar">
    Gå till aktiviteten och öppna Länkar.
  </Step>

  <Step title="Lägg till länk">
    Fyll i länken i formuläret och spara. Den läggs till i listan.

    <Frame>
      <img src="https://mintcdn.com/teamgather/f4qvhcmdSOuDQiaO/images/aterkommande-lankar.png?fit=max&auto=format&n=f4qvhcmdSOuDQiaO&q=85&s=131421ef57ae1076b8c79aeaa12bc9fe" alt="Fliken Länkar på en aktivitet med formulär och en sparad länk" width="1408" height="928" data-path="images/aterkommande-lankar.png" />
    </Frame>
  </Step>
</Steps>

Ta bort en länk genom att klicka bort den i listan.

***

## Vanliga frågor

<AccordionGroup>
  <Accordion title="Kan jag schemalägga inbjudningar för en enda aktivitet?">
    Ja, markera bara den aktiviteten innan ni öppnar schemaläggningen.
  </Accordion>

  <Accordion title="Vad händer om CSV-filen har fel format?">
    Förhandsvisningen visar felmeddelanden per rad så ni kan rätta filen innan import.
  </Accordion>

  <Accordion title="Skriver kopiera närvaro över befintlig närvaro på målaktiviteten?">
    Kopieringen lägger till närvaro från källaktiviteten, kontrollera listan efteråt om ni vill justera vilka som räknas som närvarande.
  </Accordion>

  <Accordion title="Vem kan se dokument och länkar på en aktivitet?">
    De som är inbjudna till aktiviteten, samma personer som ser övrig aktivitetsinformation.
  </Accordion>
</AccordionGroup>