> ## Documentation Index
> Fetch the complete documentation index at: https://docs.teamgather.se/llms.txt
> Use this file to discover all available pages before exploring further.

# Styrelsens inställningar

> Guide för styrelsen om organisationens inställningar i TeamGather

## Översikt

Under **Styrelseinställningar** ställer styrelsen in hur TeamGather fungerar för hela organisationen: synlighet, integritetspolicy, datalagring, registerutdrag och, om aktiverat, texter för utlägg och utträdesansökningar. Inställningarna är samlade i flikar, och sparas alla tillsammans när du klickar **Spara**.

<Info>
  Vilka flikar som visas beror på vilka funktioner er organisation har aktiverat, till exempel Utgifter eller Utträdesformulär.
</Info>

***

## Utgifter

Om funktionen **Utlägg** är aktiverad finns fliken **Utgifter**, där du anger vilket Google Sheets-dokument utlägg ska exporteras till.

<Steps>
  <Step title="Hitta Sheets-ID:t">
    ID:t finns i webbadressen till ert kalkylblad, till exempel delen mellan `/d/` och `/edit`.
  </Step>

  <Step title="Fyll i fältet">
    Klistra in ID:t i fältet **Google Sheets ID**.
  </Step>
</Steps>

<Note>
  Lämna fältet tomt för att använda standardkalkylarket.
</Note>

<Frame>
  <img src="https://mintcdn.com/teamgather/M4SFSexuZr1A0ipD/images/installningar-utgifter.png?fit=max&auto=format&n=M4SFSexuZr1A0ipD&q=85&s=ce704930e3e99f88ce987ff4e81d4939" alt="Fliken Utgifter med fält för Google Sheets ID" width="1408" height="928" data-path="images/installningar-utgifter.png" />
</Frame>

***

## Registerutdrag

Fliken **Registerutdrag** styr vilka avdelningar som kräver registerutdrag av sina ledare, hur länge ett utdrag räknas som giltigt och hur ofta påminnelser skickas. Se [Registerutdrag](/registerutdrag) för en fullständig genomgång av den fliken.

***

## Integritet

Fliken **Integritet** samlar inställningar för synlighet och dataskydd:

* **Synlighet för scouter**: styr hur ledare kan se scouter och avdelningar i systemet.
* **AI-agenters åtkomst**: visas bara om funktionen **Publik webbplats** är aktiverad. Styr hur AI-agenter (till exempel ChatGPT eller Claude) får använda er publika webbplats, via robots.txt. Standardinställningen tillåter sökning och svar, men inte träning av AI-modeller på innehållet.
* **Integritetspolicy**: ladda upp er policy som PDF, så att ledare enkelt hittar rätt dokument. Om en policy redan finns uppladdad kan du ladda ner den för att kontrollera innehållet.

### Datalagring

Under samma flik ställer du in hur länge olika typer av data ska sparas: 1, 2, 4 eller 10 år, eller **Behåll på obestämd tid**:

* **Formulär**: hur länge inskickade formulär sparas
* **Anmälningar**: hur länge anmälningar och utträdesansökningar sparas
* **Utskick**: hur länge mailutskick sparas
* **Revisionsloggar**: hur länge ändringshistorik sparas

<Frame>
  <img src="https://mintcdn.com/teamgather/M4SFSexuZr1A0ipD/images/installningar-integritet.png?fit=max&auto=format&n=M4SFSexuZr1A0ipD&q=85&s=3785b79c1e991c15aaae6f1487c24109" alt="Fliken Integritet med AI-agenters åtkomst och datalagring" width="1408" height="928" data-path="images/installningar-integritet.png" />
</Frame>

***

## Utträde

Om funktionen **Utträdesformulär** är aktiverad finns fliken **Utträde**, där du anpassar mailtexterna som skickas vid utträdesansökningar.

* **Kontaktperson**: välj en scout som visas som kontaktperson på den publika utträdessidan. Namn och telefonnummer visas offentligt.
* **Bekräftelse vid avslutat medlemskap**: texten som skickas när en utträdesansökan har hanterats och medlemskapet avslutats.
* **Bekräftelse vid ny utträdesansökan**: texten som skickas när en ny ansökan registrerats.

Båda texterna kan formateras med fetstil, kursiv, rubriker, listor och länkar, och du kan infoga platshållare för **Förnamn** och **Organisationsnamn** som fylls i automatiskt per mottagare.

<Frame>
  <img src="https://mintcdn.com/teamgather/M4SFSexuZr1A0ipD/images/installningar-uttrade.png?fit=max&auto=format&n=M4SFSexuZr1A0ipD&q=85&s=b4fbb8f846fb4b088c6c4c5645f0c8ed" alt="Fliken Utträde med mailtexter och platshållare" width="1408" height="928" data-path="images/installningar-uttrade.png" />
</Frame>

Se [Utträdesanmälningar](/utradesanmalningar) för hur själva ansökningarna hanteras.

***

## Vanliga frågor

<AccordionGroup>
  <Accordion title="Sparas ändringar direkt när jag byter flik?">
    Nej, alla flikar delar samma formulär. Ändringar sparas först när du klickar på **Spara** längst ner.
  </Accordion>

  <Accordion title="Varför saknar jag en flik för utgifter eller utträde?">
    De flikarna visas bara om organisationen har aktiverat funktionerna Utlägg respektive Utträdesformulär. Kontakta en admin om ni vill aktivera dem.
  </Accordion>

  <Accordion title="Vad händer om jag inte fyller i en datalagringsperiod?">
    Datan sparas då på obestämd tid för den kategorin.
  </Accordion>

  <Accordion title="Var ändrar jag vilka avdelningar som kräver registerutdrag?">
    Under fliken Registerutdrag i samma inställningssida. Se [Registerutdrag](/registerutdrag) för detaljer.
  </Accordion>
</AccordionGroup>