> ## Documentation Index
> Fetch the complete documentation index at: https://docs.teamgather.se/llms.txt
> Use this file to discover all available pages before exploring further.

# Utgiftshantering för ledare

> Guide för ledare om hur man hanterar utgifter och utlägg i Teamgather

## Översikt

Utläggsfunktionen låter ledare och scouter registrera, hantera och få ersättning för utlägg kopplade till scoutaktiviteter. Hela processen hanteras i TeamGather — från registrering till utbetalning — och godkända utlägg exporteras automatiskt till kårens ekonomiblad i Google Sheets.

***

## Aktivera utläggsfunktionen

<Steps>
  <Step title="Aktivera funktionen">
    Gå till din avdelningssida, klicka **Inställningar > Funktioner** och aktivera "Utlägg".
  </Step>

  <Step title="Konfigurera Google Sheets">
    Under fliken **Ekonomi** i inställningarna:

    1. Skapa en flik i kårens Google Sheets-dokument med ett unikt namn för din avdelning
    2. Fyll i flikens exakta namn i fältet "Fliknamn i Google Sheets"
    3. Klicka **Spara**
  </Step>
</Steps>

<Info>
  Google Sheets-kopplingen gör att alla godkända utlägg exporteras automatiskt till rätt flik i ekonomibladet.
</Info>

***

## Utläggslistan

Navigera till din avdelnings sida och klicka **Utlägg** i sidomenyn. Listan visar alla utlägg sorterade efter datum (nyast först).

Härifrån kan du:

* **Filtrera** efter status — Alla, Väntande, Godkända, Avslagna
* **Se totalsumman** för godkända utlägg
* **Skapa nya utlägg** via "Registrera utlägg"
* **Visa detaljer** genom att klicka på ett utlägg

***

## Skapa ett nytt utlägg

Som ledare kan du registrera utlägg både för dig själv och för scouter i din avdelning.

<Steps>
  <Step title="Ladda upp kvitto">
    Klicka **Registrera utlägg** och ladda upp ett kvitto (bild eller PDF). Systemet använder AI för att automatiskt fylla i belopp, datum, beskrivning och valuta från kvittot.
  </Step>

  <Step title="Fyll i uppgifter">
    Kontrollera och komplettera:

    * **Scout** — vem utlägget gäller för
    * **Datum** — när utgiften inträffade
    * **Belopp** — måste vara större än 0
    * **Beskrivning** — vad utgiften avser
    * **Valuta** — standard SEK

    Swishnummer hämtas automatiskt från scoutens registrerade telefonnummer.
  </Step>

  <Step title="Spara">
    Klicka **Spara** för att skapa utlägget.
  </Step>
</Steps>

<Tip>
  Den automatiska tolkningen av kvitton är ett hjälpmedel — kontrollera alltid att informationen stämmer innan du sparar.
</Tip>

***

## Granska och hantera utlägg

Klicka på ett utlägg i listan för att öppna detaljsidan. Där kan du:

* Se all information och det uppladdade kvittot
* **Redigera utlägg** — ändra uppgifter
* **Ändra status** — godkänn eller avslå
* **Ta bort** utlägget vid behov

### Statusar

| Status             | Betydelse                                            |
| ------------------ | ---------------------------------------------------- |
| **Väntande**       | Utlägget har registrerats men inte hanterats         |
| **Godkänd/Betald** | Utlägget har godkänts och ersättning har betalats ut |
| **Avslagen**       | Utlägget har avslagits                               |

<Note>
  När ett utlägg markeras som betalt exporteras det automatiskt till avdelningens ekonomiblad i Google Sheets. Utlägget markeras sedan som exporterat för att undvika dubbelexport.
</Note>

***

## Vanliga frågor

<AccordionGroup>
  <Accordion title="Kan jag registrera ett utlägg utan kvitto?">
    Nej, ett kvitto är obligatoriskt för alla utlägg.
  </Accordion>

  <Accordion title="Kan en scout själv registrera ett utlägg?">
    Ja, scouter kan registrera utlägg via sin egen inloggning. Dessa hamnar i avdelningens utläggslista för godkännande av ledare.
  </Accordion>

  <Accordion title="Vad händer om jag inte anger ett fliknamn i Google Sheets-inställningarna?">
    Exporten kommer att misslyckas. Skapa fliken i Google Sheets-dokumentet först och ange sedan exakt samma namn i inställningarna.
  </Accordion>
</AccordionGroup>