​
Översikt

Utläggsfunktionen låter ledare och scouter registrera, hantera och få ersättning för utlägg kopplade till scoutaktiviteter. Funktionen ger ledare möjlighet att hantera hela processen från registrering till utbetalning och bokföring.
Utläggsfunktionen automatiskt exporterar godkända utlägg till kårens ekonomiblad i Google Sheets för enkel bokföring.

​
Innehåll

​
Komma igång

För att komma åt utläggsfunktionen, navigera till din avdelnings sida och klicka på “Utlägg” i sidomenyn. Detta visar avdelningens utläggslista.

​
Aktivera utläggsfunktionen

Innan du kan använda utläggsfunktionen behöver den aktiveras för avdelningen:
  1. Gå till din avdelningssida
  2. Klicka på “Inställningar” i menyn
  3. Välj fliken “Funktioner”
  4. Aktivera “Utlägg” genom att dra reglaget till aktivt läge
  5. Klicka på “Spara”
När funktionen är aktiverad behöver du också konfigurera kopplingen till Google Sheets:
  1. Gå till fliken “Ekonomi” som nu finns i inställningarna
  2. Skapa en flik i kårens Google Sheets-dokument med ett unikt namn för din avdelning
  3. Fyll i flikens exakta namn i fältet “Fliknamn i Google Sheets”
  4. Klicka på “Spara”
Detta gör att alla godkända utlägg kan exporteras automatiskt till rätt flik i ekonomibladet.

​
Utläggslistan

Utläggslistan visar alla utlägg kopplade till din avdelning, sorterade efter datum med de nyaste utläggen först. Härifrån kan du:
  • Filtrera utlägg efter status (Alla, Väntande, Godkända, Avslagna)
  • Se totalsumman för alla godkända utlägg (visas när filtret “Godkända” är aktivt)
  • Skapa nya utlägg genom att klicka på “Registrera utlägg”
  • Visa detaljer för ett specifikt utlägg genom att klicka på datumet
För varje utlägg visas följande information:
  • Datum
  • Beskrivning
  • Belopp
  • Scout (vem som begärt ersättning)
  • Status (väntande, godkänd eller avslagen)

​
Skapa ett nytt utlägg

Som ledare kan du registrera utlägg både för dig själv och för scouter i din avdelning.
  1. Klicka på “Registrera utlägg” från utläggslistan
  2. Ladda upp ett kvitto genom att klicka på “Lägg till kvitto”
  3. Välj vilken scout utlägget gäller för från rullgardinsmenyn
  4. Fyll i följande obligatoriska information:
    • Datum (när utgiften inträffade)
    • Belopp (måste vara större än 0)
    • Beskrivning (vad utgiften avser)
    • Valuta (standardvärde är SEK)
  5. Swishnummer hämtas automatiskt från scoutens registrerade telefonnummer
  6. Klicka på “Spara” för att skapa utlägget

​
Automatisk tolkning av kvitton

Systemet använder AI för att automatiskt tolka uppladdade kvitton:
  1. När du laddar upp ett kvitto (bild eller PDF) analyseras innehållet
  2. Systemet extraherar automatiskt:
    • Totalt belopp
    • Datum
    • En lämplig beskrivning
    • Valuta
  3. De extraherade värdena fyller automatiskt i formuläret
  4. Du kan redigera all information innan du sparar utlägget
Funktionen stödjer både bilder och PDF-filer. PDF-filer konverteras automatiskt till bilder för analys.

​
Granska och hantera utlägg

För att hantera ett utlägg:
  1. Klicka på utläggets datum i utläggslistan
  2. På detaljsidan kan du:
    • Se all information om utlägget
    • Visa det uppladdade kvittot (klicka för att förstora)
    • Redigera utlägget genom att klicka på “Redigera utlägg”
    • Ändra status genom att klicka på “Ändra status”
    • Ta bort utlägget vid behov

​
Statusar för utlägg

Utlägg kan ha tre olika statusar:
  • Väntande (pending): Utlägget har registrerats men inte hanterats än
  • Godkänd/Betald (paid): Utlägget har godkänts och ersättning har betalats ut
  • Avslagen (rejected): Utlägget har avslagits och ersättning kommer inte att betalas ut
För att ändra status:
  1. Öppna utlägget och klicka på “Ändra status”
  2. Välj önskad status i dialogrutan
  3. Klicka på “Spara”
När ett utlägg markeras som betalt, exporteras det automatiskt till avdelningens ekonomiblad i Google Sheets.

​
Exportera till Google Sheets

När ett utlägg markeras som betalt exporteras följande information automatiskt till avdelningens flik i kårens ekonomiblad:
  • Datum
  • Beskrivning
  • Scoutens namn (med länk till scoutprofilen)
  • Belopp
  • Uppdaterat saldo
  • Länk till utläggsdetaljer och kvitto
Utlägget markeras sedan som exporterat i systemet för att undvika dubbelexport.

​
Vanliga frågor