Översikt
Utläggsfunktionen låter ledare och scouter registrera, hantera och få ersättning för utlägg kopplade till scoutaktiviteter. Hela processen hanteras i TeamGather — från registrering till utbetalning — och godkända utlägg exporteras automatiskt till kårens ekonomiblad i Google Sheets.Aktivera utläggsfunktionen
Aktivera funktionen
Gå till din avdelningssida, klicka Inställningar > Funktioner och aktivera “Utlägg”.
Google Sheets-kopplingen gör att alla godkända utlägg exporteras automatiskt till rätt flik i ekonomibladet.
Utläggslistan
Navigera till din avdelnings sida och klicka Utlägg i sidomenyn. Listan visar alla utlägg sorterade efter datum (nyast först). Härifrån kan du:- Filtrera efter status — Alla, Väntande, Godkända, Avslagna
- Se totalsumman för godkända utlägg
- Skapa nya utlägg via “Registrera utlägg”
- Visa detaljer genom att klicka på ett utlägg
Skapa ett nytt utlägg
Som ledare kan du registrera utlägg både för dig själv och för scouter i din avdelning.Ladda upp kvitto
Klicka Registrera utlägg och ladda upp ett kvitto (bild eller PDF). Systemet använder AI för att automatiskt fylla i belopp, datum, beskrivning och valuta från kvittot.
Fyll i uppgifter
Kontrollera och komplettera:
- Scout — vem utlägget gäller för
- Datum — när utgiften inträffade
- Belopp — måste vara större än 0
- Beskrivning — vad utgiften avser
- Valuta — standard SEK
Granska och hantera utlägg
Klicka på ett utlägg i listan för att öppna detaljsidan. Där kan du:- Se all information och det uppladdade kvittot
- Redigera utlägg — ändra uppgifter
- Ändra status — godkänn eller avslå
- Ta bort utlägget vid behov
Statusar
| Status | Betydelse |
|---|---|
| Väntande | Utlägget har registrerats men inte hanterats |
| Godkänd/Betald | Utlägget har godkänts och ersättning har betalats ut |
| Avslagen | Utlägget har avslagits |
När ett utlägg markeras som betalt exporteras det automatiskt till avdelningens ekonomiblad i Google Sheets. Utlägget markeras sedan som exporterat för att undvika dubbelexport.
Vanliga frågor
Kan jag registrera ett utlägg utan kvitto?
Kan jag registrera ett utlägg utan kvitto?
Nej, ett kvitto är obligatoriskt för alla utlägg.
Kan en scout själv registrera ett utlägg?
Kan en scout själv registrera ett utlägg?
Ja, scouter kan registrera utlägg via sin egen inloggning. Dessa hamnar i avdelningens utläggslista för godkännande av ledare.
Vad händer om jag inte anger ett fliknamn i Google Sheets-inställningarna?
Vad händer om jag inte anger ett fliknamn i Google Sheets-inställningarna?
Exporten kommer att misslyckas. Skapa fliken i Google Sheets-dokumentet först och ange sedan exakt samma namn i inställningarna.