Skip to main content

​
Översikt

Utläggsfunktionen låter ledare och scouter registrera, hantera och få ersättning för utlägg kopplade till scoutaktiviteter. Hela processen hanteras i TeamGather — från registrering till utbetalning — och godkända utlägg exporteras automatiskt till kårens ekonomiblad i Google Sheets.

​
Aktivera utläggsfunktionen

1

Aktivera funktionen

Gå till din avdelningssida, klicka Inställningar > Funktioner och aktivera “Utlägg”.
2

Konfigurera Google Sheets

Under fliken Ekonomi i inställningarna:
  1. Skapa en flik i kårens Google Sheets-dokument med ett unikt namn för din avdelning
  2. Fyll i flikens exakta namn i fältet “Fliknamn i Google Sheets”
  3. Klicka Spara
Google Sheets-kopplingen gör att alla godkända utlägg exporteras automatiskt till rätt flik i ekonomibladet.

​
Utläggslistan

Navigera till din avdelnings sida och klicka Utlägg i sidomenyn. Listan visar alla utlägg sorterade efter datum (nyast först). Härifrån kan du:
  • Filtrera efter status — Alla, Väntande, Godkända, Avslagna
  • Se totalsumman för godkända utlägg
  • Skapa nya utlägg via “Registrera utlägg”
  • Visa detaljer genom att klicka på ett utlägg

​
Skapa ett nytt utlägg

Som ledare kan du registrera utlägg både för dig själv och för scouter i din avdelning.
1

Ladda upp kvitto

Klicka Registrera utlägg och ladda upp ett kvitto (bild eller PDF). Systemet använder AI för att automatiskt fylla i belopp, datum, beskrivning och valuta från kvittot.
2

Fyll i uppgifter

Kontrollera och komplettera:
  • Scout — vem utlägget gäller för
  • Datum — när utgiften inträffade
  • Belopp — måste vara större än 0
  • Beskrivning — vad utgiften avser
  • Valuta — standard SEK
Swishnummer hämtas automatiskt från scoutens registrerade telefonnummer.
3

Spara

Klicka Spara för att skapa utlägget.
Den automatiska tolkningen av kvitton är ett hjälpmedel — kontrollera alltid att informationen stämmer innan du sparar.

​
Granska och hantera utlägg

Klicka på ett utlägg i listan för att öppna detaljsidan. Där kan du:
  • Se all information och det uppladdade kvittot
  • Redigera utlägg — ändra uppgifter
  • Ändra status — godkänn eller avslå
  • Ta bort utlägget vid behov

​
Statusar

När ett utlägg markeras som betalt exporteras det automatiskt till avdelningens ekonomiblad i Google Sheets. Utlägget markeras sedan som exporterat för att undvika dubbelexport.

​
Vanliga frågor

Nej, ett kvitto är obligatoriskt för alla utlägg.
Ja, scouter kan registrera utlägg via sin egen inloggning. Dessa hamnar i avdelningens utläggslista för godkännande av ledare.
Exporten kommer att misslyckas. Skapa fliken i Google Sheets-dokumentet först och ange sedan exakt samma namn i inställningarna.