Skip to main content

​
Översikt

Utläggsfunktionen låter ledare och scouter registrera, hantera och få ersättning för utlägg kopplade till scoutaktiviteter. Hela processen hanteras i TeamGather, från registrering till utbetalning, och betalda utlägg exporteras automatiskt till kårens ekonomiblad i Google Sheets.

​
Aktivera utläggsfunktionen

1

Konfigurera Google Sheets

Under fliken Ekonomi i inställningarna:
  1. Skapa en flik i kårens Google Sheets-dokument med ett unikt namn för din avdelning
  2. Fyll i flikens exakta namn i fältet “Fliknamn i Google Sheets”
  3. Klicka Spara
2

Aktivera funktionen

Gå till din avdelningssida, klicka Inställningar > Funktioner och aktivera “Utlägg”. Om du inte har angett ett fliknamn i Google Sheets än är knappen inaktiv, gör steget ovan först.
Google Sheets-kopplingen gör att alla betalda utlägg exporteras automatiskt till rätt flik i ekonomibladet.

​
Utläggslistan

Navigera till din avdelnings sida och klicka Utlägg i sidomenyn. Listan visar alla utlägg sorterade efter datum (nyast först). Härifrån kan du:
  • Filtrera efter status: Alla, Väntande, Godkända, Avslagna
  • Se totalsumman för betalda utlägg, uppdelad per termin
  • Skapa nya utlägg via “Registrera utlägg”
  • Visa detaljer genom att klicka på ett utlägg
Utläggslistan för en avdelning med statusfilter och knappen Registrera utlägg

​
Skapa ett nytt utlägg

Som ledare kan du registrera utlägg både för dig själv och för scouter i din avdelning.
Formuläret Registrera utlägg med kvittouppladdning, scout, datum, belopp och beskrivning
1

Ladda upp kvitto

Klicka Registrera utlägg och ladda upp ett kvitto (bild eller PDF). Systemet använder AI för att automatiskt fylla i belopp, datum, beskrivning och valuta från kvittot.
2

Fyll i uppgifter

Kontrollera och komplettera:
  • Scout, vem utlägget gäller för
  • Datum, när utgiften inträffade
  • Belopp, måste vara större än 0
  • Beskrivning, vad utgiften avser
  • Valuta, standard SEK
Swishnummer hämtas automatiskt från scoutens registrerade telefonnummer.
3

Redan betald (valfritt)

Om utlägget redan är betalt kan du slå på Redan betald innan du sparar. Utlägget markeras då direkt som betalt och exporteras till Google Sheets, utan att gå via status Väntande.
4

Spara

Klicka Skicka in utlägg för att skapa utlägget.
Den automatiska tolkningen av kvitton är ett hjälpmedel. Kontrollera alltid att informationen stämmer innan du sparar.

​
Granska och hantera utlägg

Klicka på ett utlägg i listan för att öppna detaljsidan. Där kan du:
  • Se all information och det uppladdade kvittot
  • Redigera utlägg, ändra uppgifter
  • Ändra status, godkänn eller avslå
  • Ta bort utlägg vid behov
Om ett Swishnummer finns kopplat till utlägget kan du också betala direkt från detaljsidan. Klicka Betala utlägget för att öppna Swish-appen, eller på större skärmar Betala med Swish för att visa en QR-kod att skanna med mobilen.

​
Statusar

När ett utlägg markeras som betalt exporteras det automatiskt till kårens ekonomiblad i Google Sheets. Utlägget markeras sedan som exporterat för att undvika dubbelexport.

​
Vanliga frågor

Ja, det går att spara ett utlägg utan kvitto och lägga till det senare. Vi rekommenderar dock att alltid ladda upp ett kvitto, det gör granskningen enklare för den som godkänner utlägget.
Ja, scouter kan registrera utlägg via sin egen inloggning. Dessa hamnar i avdelningens utläggslista för godkännande av ledare.
Exporten kommer att misslyckas. Skapa fliken i Google Sheets-dokumentet först och ange sedan exakt samma namn i inställningarna.