Översikt
En avdelning är en grupp i organisationen, till exempel en scoutavdelning, styrelsen eller en arbetsgrupp. Avdelningar kan grupperas i grenar (åldersgrupper som spårare, upptäckare med mera). Som admin skapar och redigerar du avdelningar och grenar under Avdelningar i adminpanelen.
Skapa en avdelning
1
Gå till Avdelningar
I adminpanelen, klicka på Avdelningar och sedan + Ny avdelning.
2
Fyll i grundläggande information
Ange Namn, Slug, Förkortning, E-post och Sortering.
3
Välj typ av avdelning
Kryssa i Primär avdelning för en vanlig scoutavdelning, eller Arbetsgrupp om det är en arbetsgrupp (kräver att funktionen Arbetsgrupper är aktiverad). En avdelning kan bara vara primär eller arbetsgrupp, inte båda. Se avsnittet Typer av avdelningar nedan.
4
Ställ in övriga inställningar
Slå på Visa i kårens kalender om avdelningens aktiviteter ska synas i den publika kalendern, och Kräver registerutdrag om ledare i avdelningen måste ha ett godkänt registerutdrag.
5
Koppla till en gren (valfritt)
Välj vilken Gren avdelningen tillhör. Saknas grenen kan du skapa en direkt från formuläret.
6
Spara
Klicka Spara.
Typer av avdelningar
Rot-avdelning och Styrelse går bara att välja om ingen annan avdelning redan har den flaggan i organisationen.
Registerutdrag
Inställningen Kräver registerutdrag styr om ledarna i avdelningen måste ha ett giltigt registerutdrag.
Hälsokontrollen på avdelningens sida listar alltid ledare med ogiltigt eller saknat registerutdrag och ledare utan inloggning, oavsett om inställningen är påslagen.
Avdelning för inaktiva medlemmar
I organisationens inställningar kan du peka ut en primär avdelning som Avdelning för inaktiva medlemmar. Scouter som blir inaktiva flyttas automatiskt dit istället för att tas bort helt. Detta ställs in under organisationens inställningar, inte på den enskilda avdelningen.Arkivera och återställa en avdelning
1
Ta bort
Klicka på Ta bort på avdelningens sida. Avdelningen arkiveras, alla medlemskap avslutas, men avdelningen och dess historik finns kvar.
2
Visa arkiverade
I avdelningslistan, slå på filtret för att visa borttagna avdelningar.
3
Återställ
Klicka Återställ på en arkiverad avdelning.
Grenar
En gren grupperar flera avdelningar, till exempel efter åldersgrupp. Grenar hanteras under Avdelningar → Grenar.
1
Skapa en gren
Klicka Ny gren och fyll i Namn, Färg, Bild, Beskrivning och Sorteringsordning.
2
Ange åldersintervall (valfritt)
Fyll i Lägsta ålder och Högsta ålder om grenen ska användas för åldersvalidering. Åldersintervall får inte överlappa mellan grenar i samma organisation.
3
Lägg till avdelningar
Öppna grenen och lägg till avdelningar via formuläret Lägg till i listan över avdelningar.
Grenadmin
Du kan utse en grenadmin för en gren. Grenadminen får behörighet kopplad till just den grenen istället för hela organisationen. I användarlistan syns samma behörighet under namnet Avdelningsadmin, se Användarkonton.
1
Lägg till grenadmin
På grenens sida, sök upp scouten och lägg till som grenadmin. Personen får ett mail om detta.
2
Ta bort grenadmin
Ta bort behörigheten från grenens sida när den inte längre behövs.
Scouten måste ha ett kopplat användarkonto för att kunna göras till grenadmin.
Vanliga frågor
Kan en avdelning tillhöra flera grenar?
Kan en avdelning tillhöra flera grenar?
Nej, en avdelning kan bara tillhöra en gren åt gången.
Vad händer om jag tar bort en avdelning som är kopplad till en gren?
Vad händer om jag tar bort en avdelning som är kopplad till en gren?
Kopplingen till grenen nollställs, grenen i sig påverkas inte.
Kan jag ha flera arbetsgrupper?
Kan jag ha flera arbetsgrupper?
Ja, det finns ingen begränsning på antal arbetsgrupper, bara på Rot-avdelning och Styrelse.
Vad är skillnaden på Rot-avdelning och Styrelse?
Vad är skillnaden på Rot-avdelning och Styrelse?
Rot-avdelningen är organisationens toppnivå, bland annat för organisationens gemensamma hemsida. Styrelsen är den avdelning som ger tillgång till styrelsefunktioner.