Den här guiden riktar sig både till familjer som fyller i anmälan och till ledare/styrelse som konfigurerar och hanterar formuläret. Funktionen måste vara aktiverad för organisationen av en administratör.
Översikt
Anmälningsformuläret är en publik sida där nya medlemmar kan anmäla sig till organisationen utan att logga in. Anmälan hamnar i en kö hos rätt gren, och ledarna godkänner eller avslår den därifrån.Så fyller familjen i anmälan
Formuläret nås via organisationens publika webbadress och fylls i steg för steg.1
Ange personnummer
Personnumret anges i formatet ÅÅÅÅMMDD-XXXX. Det används för att identifiera den som anmäler sig och beräkna ålder.
2
Välj gren
Välj vilken gren (åldersgrupp) anmälan gäller.
3
Välj avdelning
Om grenen har fler än en avdelning väljer familjen önskad avdelning, eller anger önskemål om avdelning. Har grenen bara en avdelning hoppas detta steg över.
4
Personuppgifter
Namn och övriga personuppgifter fylls i.
5
Kontaktuppgifter
E-post och telefonnummer till den sökande eller vårdnadshavare.
6
Ytterligare information och skicka in
Eventuella tilläggsuppgifter fylls i, och anmälan skickas in.
Personuppgifterna i anmälan, inklusive personnumret, är krypterade i systemet.
Ändra eller ta bort en anmälan
Familjen kan senare ändra eller ta bort en redan inskickad anmälan via en unik länk, utan att logga in. Vid ändring eller borttagning skickas ett nytt mail som bekräftar det.Ledarens vy: hantera anmälningar
Ledare hanterar inkomna anmälningar under sin gren, uppdelat på flikarna Väntande, Godkända och Avslagna.
Kön
Varje avdelning har en kö. En anmälan får ett könummer och kan flyttas upp, ner, läggas till eller tas bort från kön av ledaren.Godkänna eller avslå
1
Granska anmälan
Öppna anmälan för att se personuppgifter och önskad avdelning.
2
Godkänn
Vid godkännande skapas automatiskt en scout, ett konto (om personen inte redan har ett) och en medlemskoppling till avdelningen. Ett välkomstmail skickas.
3
Avslå
Vid avslag kan ledaren ange en anledning som skickas till familjen.
Flytta mellan grenar
En anmälan kan flyttas till en annan gren om familjen egentligen sökt fel, till exempel om barnet är för ungt eller för gammalt för den valda grenen.Massåtgärder
Flera anmälningar kan hanteras samtidigt: godkänna, avslå, flytta till en annan gren, lägga till i kön, eller skicka ett gemensamt meddelande (e-post eller sms) till de valda.Återställa en avslagen anmälan
En avslagen anmälan kan återställas till väntande vid behov.Vanliga frågor
Måste man logga in för att anmäla sig?
Måste man logga in för att anmäla sig?
Nej, formuläret är helt publikt och nås utan inloggning.
Vad händer om personen redan är aktiv scout?
Vad händer om personen redan är aktiv scout?
Anmälan blockeras om personnumret redan tillhör en aktiv scout i organisationen.
Kan familjen se sin plats i kön?
Kan familjen se sin plats i kön?
Ja, statustexten på anmälan visar könumret och avdelningen den väntar på.
Vad krävs för att formuläret ska visas?
Vad krävs för att formuläret ska visas?
En administratör måste ha aktiverat anmälningsformuläret för organisationen. Är det inte aktiverat visas ett meddelande om det istället för formuläret.
Får familjen något mail om anmälan ändras?
Får familjen något mail om anmälan ändras?
Ja, både vid ändring och vid borttagning av anmälan skickas ett bekräftelsemail.